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广西医科大学成人教育学院学生档案管理暂行办法

发布日期:2013年6月3日    作者:admin  点击数

 

第一章   总 则

第一条  为加强学生档案的管理,促进学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等法律、法规,结合我院成人高等学历教育的特点和实际情况,特制定本办法。

第二条  学生档案指具有广西医科大学成人教育学院学籍学生本人德、智、体、美及家庭政治、经济等方面状况的个人档案材料,是国家和社会选拔录用人才的重要参考依据,是学院档案的重要组成部分。

第三条  学生档案管理工作要严格遵守党和国家有关档案、保密的法规和制度,确保学生档案的完整、准确与安全,有利于学生档案的利用。

第二章  学生档案的内容

第四条  学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要,在校期间学生档案应不断充实以下内容:

(一)学生入学登记表。

(二)毕业生学籍表(学生学习成绩表)。

(三)毕业生登记表。在校学习有关材料(如授予学位决定、学籍异动材料等);

(四)入党(团)材料。

(五)学生在校期间获得国家级、省级和院级等各类表彰所形成的材料及登记表。

(六)学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律形成的处理意见或材料。

(七)其他可供组织参考的有保存价值的材料。

  第三章  学生档案的收集、建立、整理及归档

第五条  成人教育学院以及教学点,在新生入学一个月内组织学生填好《广西医科大学成人教育学院学生入学注册表》,注册表中的照片要用原件,不可复印,并进行初步审核。

第六条  学籍办在新学年开学时向学生办(教学点)移交按专业、学号编制的新生名册(纸质材料及电子文本),学生办(教学点)依据学籍办给予新生名单建立档案,档案材料注明承办教学点年级、专业。在学生学籍发生变更时,学籍办应及时将学生学籍变更通知送交学生办(教学点),便于及时变更名单归档。各类材料在收集归档时须填注学生学号、年级,按学号顺序(从小到大)排列,分装入档,放入统一的专用档案袋,逐一排序入柜。

第七条  凡按规定应由个人填写的归档材料,本人必须如实填写,在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符,不许用同音字或不规范用字代替,不经批准不能擅自更改;填写《毕业生登记表》中的“班、组鉴定”栏由班或组长填写并署名,“学院意见”栏由成人教育学院填写并盖章。归档材料中由成教院、教学点或个人署名的并且形成材料日期等内容必须填写完整。凡规定由学院审查盖章的,需有学院盖章;规定要与本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、学院鉴定等),一般应有本人的签字。特殊情况下,本人见面后未签字的,可由学院注明,做到归档材料手续完备。

第八条  在校学生需要归档保存的各种奖惩、学籍变动、党团组织材料和表格,由学生办(教学点)的学生档案管理人员按学年进行收集,并按规定时间及时存入学生的个人档案袋。

第九条  由于学生的类别和性质不同以及每个学生的实际情况不同,其档案的归档范围、内容和形式有差异性。学生档案管理人员要将收集的材料认真鉴别。属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚、对象明确,同时应具有承办单位或个人署名,有形成材料的日期,经成教院审查盖章后归档。

第十条  各类档案材料一般应使16开或用A4规格的办公用纸,文字须是铅印、胶印、油印、针式打印、喷墨打印、激光打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写,字迹要求工整清晰,一般不得用复印件代替原件存档。

第十一条  毕业学生材料的审查,由成人教育学院专人负责,仔细核对学生的有关材料,避免出现差错。

第十二条  各教学点学生档案的集中收集,应在每年毕业生离校前二个月,由各教学点负责把每位毕业生所有应归档的材料(含没有及时归档材料)根据本章第四条学生在校期间形成的档案材料按照第七、九条的规定和第十条要求进行鉴定,统一集中装入毕业生专用档案袋,按专业分类和学号排序,移交成教院。经学院有关人员共同审核无误后,将毕业生原始档案装入毕业生档案袋中,最后将档案袋密封后转交给各教学点。

第四章  学生档案的利用   

第十三条  学生不得擅自查阅档案,查阅档案必须持有关部门的证明、介绍信经学院主管档案工作领导签字盖章批准后方可查阅。

第十四条  查阅者要做好保密工作,不得将档案内容向无关人员传播,未经允许不得转抄或复印。

第十五条  爱护档案材料,不能在材料上擅自涂改、勾画、添加批语。

第十六条  翻阅两人以上档案时,须严格分别放置,以防错装、漏装。

第十七条  学生档案一般不外借。特殊情况下必须借出使用的,需经学院主管档案工作的领导签字批准,且限期归还,严禁转借他人。

第十八条  学生未毕业或取消学籍前,不得以任何理由将学生档案提前转递到其他单位或部门。

第十九条  学生毕业后,如需查询其个人档案的处理情况,可持单位介绍信或有效证件(毕业证、身份证),到成教院(教学点)进行查询。

第二十条  查阅在校学生档案,不得收取任何费用。因个人原因需要出具相应证明者,严格按照学校收费委员会审核标准执行。

第五章  学生档案的保管

第二十一条  休学学生的档案应作为非在校学生档案妥善保存。复学后,学生办(教学点)应及时将其档案重新归入在校生档案。

第二十二条  推迟毕业的学生档案,每学年在接到学籍办通知后,学生办(教学点)按照专业班别进行分类管理,同时在原来的登记名册上注销并说明原因。

第二十三条  退学学生的档案,按规定将其为遗留档案保管。

第六章  学生档案的补办

第二十四条  毕业生的个人档案如需补办,必须持个人补办申请 (说明就读和毕业的具体情况)、所在单位出具的档案遗失证明、经学籍办核实毕业证书,可补发毕业生登记表。

第二十五条  学生毕业档案由学生所在单位(或聘用单位)的人事部门启封存档。在转移(或领用)过程中,如有损坏(包括损坏了档案封口和密封条),必须退回我院职能部门重新审核,重新加封后,方为有效。由人才市场的招聘单位启封后退回毕业生本人或转移到另一聘任单位的学生档案,由原启封单位负责并予密封,我校职能部门不负责重新审核该生材料。

第七章  学生档案管理

第二十六条  学生档案分成人教育学院与教学点两级管理,档案的日常管理在成人教育学院和教学点.

第二十七条  成人教育学院、教学点要指定专人进行管理。

第二十八条  成人教育学院档案管理人员要定期检查,督促材料归档情况。

第二十九条  须归档的材料,都要准备及时,归入学生档案。

第三十条  按规定进入档案的材料,档案材料必须完整、真实,准确、文字清晰、对象明确,任何人不得擅自修改和撤换。

第三十一条  档案转移需办理移交手续。

第三十二条  教学点在成人教育学院指导下,负责学生在校期间档案材料的收集、整理、归档和毕业生档案的相关转递以及日常管理工作。

第三十三条  教学点须按照学院的计划安排,整理全部归档材料后在规定的时间交至成人教育学院核收,学院最后出具学生的完整档案。

第三十四条  学生毕业时,成人教育学院对学生档案装袋密封后加盖“广西医科大学成人教育学院密封专用章”,由教学点在领取毕业证书的同时统一领取档案。毕业生离校后如无法按时领回档案,教学点应妥为保管。

第三十五条  应届毕业生的个人档案,由成教院(教学点)将学生毕业前形成的各类材料汇总,放入个人档案袋,学生毕业档案使用广西医科大学统一牛皮纸制作的“广西医科大学学生档案袋”装封。学生毕业时,由成人教育学院加盖“广西医科大学成人教育学院密封专用章”后,由成教院(教学点)办理档案转交手续。毕业生的档案应存放至毕业生所在单位(聘任单位或人才交流服务中心)人事部门,满两年后存放成教院(教学点)的毕业生档案移交至人才交流服务中心管理。

第三十六条  严禁学生本人私自拆封档案,任何人不得涂改或伪造学生档案材料。对查实涂改或伪造学生档案材料的行为,要报有关部门处理,追究当事人的责任,情节严重者要给予行政处分直至追究法律责任。

第三十七条  成人教育学院在负责全院学生档案管理的组织协调和对各教学点学生档案管理业务指导的同时,具体负责成人教育学生档案的管理工作,主要包括:

(一)接收、鉴别和整理学生档案;

(二)办理学生档案的查阅、借阅;

(三)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生情况;

(四)做好学生档案的安全、保密、保管工作;

(五)制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;毕业学生档案的审核和封签工作

(六)办理其它有关学生档案事项。

第八章   

第三十八条  本办法解释权归成人教育学院。

第三十九条  本办法自发布之日起执行。


 

                                                                                           广西医科大学成人教育学院

                                                                                             二 0 一一年九月七日

 

 

 

 

 

                      学点档案交接表

   完整档案合计(公章):        (份)          不完整档案合计:        (份)

交档人:              接档人:               交接时间:          

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注:1.不完整档案,请在备注栏写清所缺材料,如:缺计算机等级证书、鉴定表等。
    2.本表完成后复印二份,加盖公章;二份交本部,一份教学点自己留存备查。

 




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